BAGAIMANA CARA MEM VERVAL SP EMISPENDIS SEMESTER GANJIL TP 2016/2017

Tutorial Verval Satuan Pendidikan di Layanan EMIS

1. Login ke Web Emis SDM
Pertama, operator madrasah harus login ke web Emis SDM, caranya:

§                 Buka situs Emis SDM di alamat: http://emispendis.kemenag.go.id/emis_sdm/

§                 Masukkan Nama Pengguna (email) dan Password sebagaimana yang dimiliki lalu klik 'Sign in'

§                 Jika berhasil login, akan muncul halaman beranda berisikan peta lokasi madrasah.
- Jika muncul peringatan "Pengumuman Verval, Untuk pemutakhiran data satuan pendidikan, lokasi geografis, dan seterusnya" berarti Anda melakukan Verval di waktu yang tidak sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
- Jika tidak muncul halaman peta lokasi madrasah, klik menu 'Beranda' yang terdapat di sebelah kiri.

§                 Mulailah melakukan update data dan dokumen Madrasah yang meliputi:
- Update peta lokasi RA/Madrasah
- Update data pokok lembaga
- Update dan Upload Piagam Madrasah
- Update dan Upload Ijin Operasional
- Update dan Upload SK Akreditasi
- Update dan Upload SK Kemenkumham
Masing-masing akan dijelaskan satu persatu sebagaimana di bawah ini.

2. Update Peta Lokasi Madrasah (Supaya tidak di pesisir laut)

Untuk melakukan update peta lokasi RA/Madrasah, caranya adalah:

§                 Klik balon berwarna merah yang terdapat di dalam peta

§                 Drag (kilik tahan sambil menggeser kursor) balon tersebut ke lokasi yang sesuai (lokasi tempat RA/Madrasah berada)

§                 Untuk memperbesar atau memperkecil tampilan peta, gunakan tombol plus minus ( + dan - ) di pojok kanan bawah. Bisa juga menggunakan roll pada mouse.

§                 Untuk berganti mode tampilan menjadi tampilan peta atau satelit, gunakan tombol di pojok kiri atas

§                 Jika balon merah sudah berada di lokasi yang tepat, klik tombol "update lokasi" yang berwarna merah yang ada di sebelah atas peta, di samping garis bujur dan lintang.

§                 Muncul konfirmasi "Data Geografis sudah disimpan" klik "OK"
Update peta lokasi RA/Madrasah selesai.

3. Update Data Lembaga

Cara melakukan update data lembaga pada VervalSP Emis adalah sebagai berikut:

§                 Klik menu "Verval Lembaga"

§                 Terdapat dua bagian data, yaitu "Data Lama" yang berada di sebelah kiri dan "Data Baru" yang berada di sebelah kanan. Yang akan kita isi adalah "Data Baru"

§                 Klik pada kolom-kolom yang belum berisi. Kolom-kolom itu meliputi:
- Nama Lembaga (Isi sesuai dengan nama lembaga Ijin Operasional atau Piagam Pendirian)
- Status (Swasta atau Negeri)

§                 Kategori Geografis (tinggal memilih pilihan yang tersedia)

§                 Kategori Wilayah (tinggal memilih pilihan yang tersedia)

§                 Alamat, dengan ketentuan, Penulisan alamat berupa nama jalan, no, RT, dan RW, tanpa nama desa, kecamatan, kabupaten, dan provinsi dengan penulisan huruf besar pada awal kata saja. Contoh : "Jl. Masjid Kauman No. 3" atau "RT. 01 RW. 01"

§                 Klik Simpan

4. Update dan Upload Piagam Ijop Madrasah Asli

Sebelum melakukan update data dan upload Piagam Ijop Madrasah, sebelum persiapkan dulu scan Piagam Ijop Madrasah Asli yang disimpan dalam format JPG, BMP, GIF, atau PNG dengan besar file maksimal 200 kb.

Jika sudah, mari dilanjutkan dengan update data dan unggah Piagam Madrasah. Caranya:

§                 Klik menu "Piagam"

§                 Di bagian atas akan muncul data Nama Lembaga, Status, dan NSM

§                 Di bagian Dokumen sub-bagian Piagam Pendirian terdapat tiga isian, yakni Nomor Piagam, Tanggal, dan File

§                 Pada kolom Nomor Piagam, isikan Nomor Piagam sebagaimana yang tertera dalam Piagam Madrasah yang dimiliki

§                 Pada kolom tanggal, klik gambar 'kalender' maka akan muncul tanggal yang bisa dipilih.

§                 Upload (unggah) hasil scan Piagam Madrasah yang dimiliki dengan cara meng-klik tombol "Pilih File", kemudian cara file hasil scan yang sebelumnya telah disimpan di dalam komputer.

§                 Jika sudah selesai, klik Simpan.

5. Update Data dan Upload SK. Ijin Operasional Asli

Sama seperti Piagam Madrasah, sebelumnya persiapkan dulu scan Surat Keputusan Ijin Operasional Madrasah.

Untuk melakukan update dan upload SK. Ijin Operasional Asli, caranya adalah:

§                 Klik menu "Ijin Operasional"

§                 Sama seperti pada bagian Piagam Madrasah, Operator harus mengupdate data SK. Ijin Operasional yang meliputi Nomor SK. Ijin Operasional, Tanggal SK.Ijin Operasional, dan Uplaod hasil scan SK. Ijin Operasional.

§                 Jika sudah selesai, klik Simpan

6. Update Data dan Upload Piagam dan SK Akreditasi Asli

Bagi RA dan Madrasah yang telah berakreditasi, wajib untuk melakukan update data dan upload Piagam dan SK Akreditasi Asli. Sedangkan bagi Ra/Madrasah yang belum terakreditasi, bisa mengabaikan bagian ini (tidak mengisinya).

Cara update data dan upload SK Akreditasi adalah sebagai berikut:

§                 Klik menu "SK Akreditasi"

§                 Seperti pada menu Piagam Madrasah dan Ijin Operasional, Operator Madrasah harus melakukan isian data terkait Nomor SK Akreditasi, Tanggal SK Akreditasi, dan Upload hasil scan Piagam dan SK Akreditasi.

§                 Jika sudah, klik Simpan

7. Update Data dan Upload SK Kemenkumham

Menu ini hanya bagi RA dan Madrasah Swasta yang yayasan tempatnya bernaung telah memiliki SK Kemenkumham. Bagi Madrasah Negeri tidak perlu melakukan update menu ini. Demikian juga bagi RA/Madrasah swasta yang yayasannya hanya memiliki Akta Notaris dan belum memiliki SK Kemenkumham.

Namun karena sesuai peraturan perundangan saat ini, setiap yayasan harus terdaftar dan memiliki SK Kemenkumham, maka setiap RA/Madrasah diharapkan untuk mendorong yayasan tempatnya bernaung untuk sesegera mungkin mengurus penerbitan SK Kemenkumham melalui notaris terdekat.

Cara melakukan update data dan upload SK Kemenkumham aadalah sebagai berikut:

§                 Klik menu "SK Kemenkumham"

§                 Seperti pada menu-menu sebelumnya, Operator Madrasah harus melakukan isian yang meliputi Nomor SK Kemenkumham, Tanggal terbit SK Kemenkumham, dan upload hasil scan SK Kemenkumham.

§                 Jika sudah selesai klik "Simpan"

8. Menu Konfirmasi

Menu konfirmasi, sebagaimana pada upload hasil backup Emis, merupakan menu untuk mengirim hasil update ke server pusat. Ketika menu ini diklik maka data akan terkirim dan Operator Madrasah akan tertutup aksesnya untuk melakukan perbaikan.

Karena itu sebelum mengklik menu konfirmasi, pastikan semua isian telah benar.

Jika setelah mengklik menu "Konfirmasi" ternyata kemudian menemukan data yang salah, Operator Madrasah dapat melakukan perbaikan dengan terlebih dahulu meminta "pembukaan akses" kepada admin Emis di tingkat Kabupaten/Kota. Terkait syarat melakukan "pembukaan akses" untuk perbaikan data ini tentunya tergantung masing-masing Kabupaten/Kota.